Cette réunion permet aux acteurs impliqués un projet de prendre connaissance de ce que sera exactement ce projet, le planning, les étapes importantes (milestones), les acteurs, les objectifs, etc.
Le kick-off c'est LA réunion où le cadre exact du projet doit être clairement et complètement décrit ; c'est-à-dire que le responsable de la réalisation du projet, le project manager par exemple, met noir sur blanc les objectifs du projet et ce de la façon suivante :
- Les objectifs décrits dans le cahier (spécial) des charges
- Les objectifs décrits dans l'offre du soumissionnaire sélectionné et que celui-ci s'engage à réaliser
- Les objectifs approuvés lors du kick-off et qui devront être réalisés dans le cadre du projet
Les objectifs approuvés lors du kick-off résultent d'un compromis définitif entre les parties impliquées dans le processus. Ces objectifs décidés conjointement et entérinés par les responsables du projet seront les objectifs qui devront être obligatoirement réalisés.
Il est à noter que pendant la réalisation d'un projet, l'introduction d'un changement d'un objectif peut se faire à condition que les parties impliquées marquent leurs accords.